HubSpot Sales Hub 台灣 B2B 業務團隊設定教學：名片掃描到自動跟進

HubSpot Sales Hub 是台灣 B2B 業務團隊從名片掃描到自動化跟進的最佳起點。本教學涵蓋完整設定流程，包括 HubSpot Mobile App 名片掃描、聯絡人屬性客製化、Deal Pipeline 建置、以及利用 Workflow 實現自動跟進，讓你的團隊在展會後 24 小時內完成首次觸及。

為什麼台灣 B2B 團隊需要結構化的 CRM 流程？

台灣 B2B 市場的獨特性在於：展會密集（Computex、SEMICON Taiwan、智慧城市展等）、客戶決策鏈長、且業務團隊常需同時經營本地與跨境客戶。根據 HubSpot 的 2024 State of Sales 報告，使用 CRM 自動化跟進的業務團隊，成交率比手動跟進的團隊高出 29%。

但現實是，許多台灣中型企業的業務團隊仍停留在「名片用 Excel 登記、跟進靠記憶」的狀態。這不是能力問題，而是工具與流程設計的問題。

當我們 Branch8 團隊在 2024 年第四季為一家台北的工業零組件供應商導入 HubSpot Sales Hub Professional 時，發現他們每季參加 3-4 場展會，每次收集 200-400 張名片，但展後 72 小時內的跟進率不到 15%。導入自動化流程六週後，首次跟進率提升到 92%，且平均回覆率從 8% 躍升至 23%。

開始之前：先確認你的前置需求

在動手設定之前，請確認以下條件已就位：

軟體與帳號

• HubSpot Sales Hub：建議使用 Professional 方案（含 Workflow 功能）。Starter 方案可完成名片掃描和基礎 Pipeline，但缺少自動化工作流程
• HubSpot Mobile App：iOS 14+ 或 Android 10+，確保已登入並啟用相機權限
• HubSpot 帳號語系：進入 Settings → Account Defaults → Language，將介面設為「繁體中文」或「English」皆可，但 Property Label 建議使用英文建立、中文標註

團隊與角色

• 至少一位具備 Super Admin 權限的管理者負責初始設定
• 業務人員需具備 Sales Hub Seat（Professional 方案每席約 USD $90/月，依年約計價）
• 建議指定一位 CRM Champion（通常是業務主管）負責日常資料品質把關

資料準備

• 現有客戶名單（CSV 格式），欄位至少包含：公司名稱、聯絡人姓名、Email、電話、產業別
• 貴公司的銷售階段定義（例：初次接觸 → 需求確認 → 報價 → 談判 → 成交/失敗）

步驟一：客製化聯絡人屬性以符合台灣市場需求

HubSpot 預設的 Contact Properties 針對歐美市場設計，台灣 B2B 團隊通常需要增加以下自訂屬性：

建立自訂屬性的操作路徑

1. 進入 Settings → Properties → Contact Properties
2. 點擊 Create property
3. 設定 Group 為 "Contact information" 或建立新 Group "台灣市場資訊"

建議新增的屬性清單

• 統一編號（Tax ID）：Field type 選 "Single-line text"，這是台灣企業對企業交易的必要資訊
• 名片來源展會（Event Source）：Field type 選 "Dropdown select"，預設選項如 Computex 2026、SEMICON Taiwan 2026、Smart City Summit 等
• LINE ID：Field type 選 "Single-line text"。根據 DataReportal 2024 年台灣社群媒體報告，LINE 在台灣滲透率超過 90%，是 B2B 溝通的關鍵管道
• 決策角色（Buyer Role）：Field type 選 "Dropdown select"，選項包含：決策者、影響者、使用者、採購窗口、技術評估者
• 偏好語言（Preferred Language）：Dropdown，選項為繁體中文、English、日本語——這對跨境業務團隊特別重要

用 HubSpot API 批次建立屬性

如果你需要一次建立多個屬性，可以透過 HubSpot API 批次處理：

1curl -X POST https://api.hubapi.com/crm/v3/properties/contacts \
2  -H "Authorization: Bearer YOUR_ACCESS_TOKEN" \
3  -H "Content-Type: application/json" \
4  -d '{
5    "name": "line_id",
6    "label": "LINE ID",
7    "type": "string",
8    "fieldType": "text",
9    "groupName": "contactinformation",
10    "description": "Contact LINE messenger ID for Taiwan market"
11  }'

預期回應：HTTP 201 Created，回傳包含 property name、label 和 groupName 的 JSON。

步驟二：設定名片掃描並建立標準化匯入流程

HubSpot Mobile App 內建名片掃描功能，但要在團隊層級有效運作，需要建立標準作業流程。

Mobile App 名片掃描操作

1. 開啟 HubSpot Mobile App → 點擊底部 "+" → 選擇 Scan a business card
2. 將名片置於畫面框線內，App 會自動辨識並擷取欄位
3. 辨識完成後，務必手動檢查以下欄位：

• 中文姓名是否正確（OCR 對繁體字辨識率約 85-90%，常見錯誤出現在「陳/陣」、「黃/皇」等相似字）
• Email 地址是否完整
• 公司名稱是否與既有記錄一致

4. 在 Contact 建立畫面中，立即填入 Event Source 和 Buyer Role 兩個自訂屬性
5. 點擊 Save

展會現場的批量處理技巧

如果你的團隊在展會期間收集大量名片，單靠手機掃描效率不夠。我們建議採用混合方式：

• 現場即時：優先掃描 A 級潛在客戶（當場有明確需求表達者），確保 24 小時內進入自動跟進流程
• 展後批次：其餘名片使用 HubSpot Import 功能以 CSV 上傳。CSV 檔案編碼務必設為 UTF-8 with BOM，否則繁體中文會亂碼

1First Name,Last Name,Email,Company,Phone,LINE ID,Event Source,Buyer Role
2王,大明,[email protected],台灣精密機械,+886-2-2345-6789,daming_wang,Computex 2026,決策者
3陳,小華,[email protected],新竹半導體,+886-3-1234-5678,xh_chen,SEMICON Taiwan 2026,技術評估者

匯入路徑：Contacts → Import → Start an import → File from computer → 選擇 CSV → 欄位對應 → Import

步驟三：建置 Deal Pipeline 反映台灣 B2B 銷售實況

建立 Pipeline 的操作路徑

1. Settings → Objects → Deals → Pipelines
2. 點擊 Create pipeline
3. Pipeline 名稱建議依市場區分，如 "台灣直銷" 和 "東南亞代理商"

推薦的 Deal Stage 設計

根據我們服務台灣 B2B 客戶的經驗，以下六階段結構最能平衡精細度與實用性：

• Stage 1：初次接觸 (Initial Contact) — Win probability: 10%。名片掃描或表單提交進入此階段
• Stage 2：需求確認 (Needs Identified) — Win probability: 25%。完成第一次會議或電話，確認對方有明確需求
• Stage 3：方案提報 (Proposal Sent) — Win probability: 40%。已發送報價單或技術方案
• Stage 4：評估審核 (Under Review) — Win probability: 60%。對方進入內部簽核流程，台灣企業常見 2-4 週審核期
• Stage 5：合約談判 (Negotiation) — Win probability: 80%。價格和條款最終調整
• Stage 6：成交 (Closed Won) / 失敗 (Closed Lost) — Win probability: 100% / 0%

設定必填屬性以確保資料品質

在每個 Stage 轉換時設定 Required Properties，強制業務填入關鍵資訊：

• 從「初次接觸」到「需求確認」：必填 下次聯繫日期、聯絡人 LINE ID
• 從「方案提報」到「評估審核」：必填 報價金額、預計成交日期
• 從任何階段到「失敗」：必填 失敗原因（Dropdown：價格因素、選擇競品、預算凍結、需求取消、無回應）

步驟四：使用 Workflow 打造自動跟進流程

這是整個設定中最關鍵的環節。我們要建立的核心流程是：名片掃描後，系統自動在特定時間點發送跟進郵件，並在對方開信或回覆時通知業務。

Workflow 設定：展會後自動跟進序列

操作路徑：Automation → Workflows → Create workflow → Start from scratch → Contact-based

Enrollment trigger 設定：

1Contact property: Event Source is any of [Computex 2026, SEMICON Taiwan 2026, ...]
2AND
3Contact property: Create date is after [展會開始日期]
4AND
5Contact property: Lifecycle stage is Lead

Workflow 動作序列：

1. Delay: 2 hours — 給業務時間確認名片資訊正確
2. Send email: 展會感謝信（模板內容見下方）
3. Delay: 3 days
4. If/then branch: 對方是否開啟第一封郵件？

• 是 → Send email: 分享一份與展會主題相關的技術白皮書或案例
• 否 → Send email: 簡短提醒信，換一個 subject line

5. Delay: 5 days
6. Create task: 指派業務進行電話跟進，任務描述自動帶入聯絡人姓名、公司、展會來源
7. Internal notification: 發送 Slack/Email 通知給業務負責人

跟進郵件模板範例

1Subject: {{contact.firstname}} 您好，感謝在 {{contact.event_source}} 的交流
2
3Hi {{contact.firstname}}，
4
5很高興在 {{contact.event_source}} 與您交流。
6
7我是 {{owner.firstname}}，來自 [公司名稱]。
8我們在展會中討論到 [產品/服務類別]，
9我想確認您目前的 [相關需求] 進展。
10
11這裡有一份我們最近為 [相似產業] 客戶完成的案例供您參考：
12[案例連結]
13
14方便的話，可以在這裡直接預約 15 分鐘線上會議：
15{{owner.meetings_link}}
16
17{{owner.firstname}}
18{{owner.jobtitle}}

利用 AI 強化跟進效率

如果你的團隊使用 HubSpot Sales Hub Professional 或 Enterprise，可以啟用 AI Email Writer（2025 年起 HubSpot 已整合 Breeze AI），根據聯絡人的產業和角色自動產生個人化郵件草稿。根據 HubSpot 2025 年產品更新文件，Breeze Copilot 可將郵件撰寫時間縮短約 40%。

對於跨境團隊，Branch8 實務上會結合 HubSpot Workflow 與外部 LLM API（如 OpenAI GPT-4o）進行多語言郵件生成。例如，當聯絡人的「偏好語言」為日本語時，Workflow 觸發 Custom Code Action 呼叫翻譯 API，自動產出日文版跟進信。

1// HubSpot Custom Code Action (Node.js 20)
2const axios = require('axios');
3
4exports.main = async (event) => {
5  const preferredLang = event.inputFields['preferred_language'];
6  const templateBody = event.inputFields['email_body_zh'];
7  
8  if (preferredLang === '日本語') {
9    const response = await axios.post(
10      'https://api.openai.com/v1/chat/completions',
11      {
12        model: 'gpt-4o',
13        messages: [
14          { role: 'system', content: 'Translate the following B2B sales email from Traditional Chinese to professional Japanese. Keep personalization tokens like {{contact.firstname}} unchanged.' },
15          { role: 'user', content: templateBody }
16        ],
17        temperature: 0.3
18      },
19      { headers: { 'Authorization': `Bearer ${process.env.OPENAI_API_KEY}` } }
20    );
21    return { outputFields: { translated_body: response.data.choices[0].message.content } };
22  }
23  return { outputFields: { translated_body: templateBody } };
24};

如何處理常見的設定問題？

名片 OCR 辨識錯誤

繁體中文名片的辨識準確率受字體、排版、底色影響。如果某批名片辨識率偏低：

• 確認拍攝環境光線充足，避免反光
• 將手機距離保持在名片上方約 15-20 公分
• 對於直式排版的傳統名片，橫轉手機拍攝效果更佳

Workflow 沒有觸發

最常見原因：

• 聯絡人未被正確設定 Lifecycle stage = Lead。批次匯入時若未對應此欄位，預設值可能為空
• Event Source 屬性值與 Workflow 的 Enrollment trigger 值不完全一致（注意空格和大小寫）
• 聯絡人 email 地址無效或被 HubSpot 標記為 bounced

郵件進垃圾信匣

台灣企業常使用自建 mail server 或 Google Workspace。提升到達率的關鍵做法：

• 在 DNS 設定 SPF、DKIM、DMARC 記錄，HubSpot 後台 Settings → Email → Email Sending Domains 有逐步指引
• 第一封跟進信避免包含超過 2 個外部連結
• Subject line 避免全大寫或過多驚嘆號

上線後的第一個月：關鍵指標追蹤

設定完成後，在 HubSpot 的 Reporting → Dashboards 建立以下報表：

• 名片進入速度：每週新增 Contact 數，按 Event Source 分群
• 自動跟進到達率：第一封感謝信的 Open Rate 和 Click Rate。根據 Mailchimp 2024 年 Email Marketing Benchmarks，B2B 產業平均開信率約 15.14%，如果你的展會跟進信低於此值，需檢查 subject line 和發信域名設定
• Pipeline 轉換率：每個 Deal Stage 的轉換率和平均停留天數
• 業務個人 KPI：每位業務的 Task 完成率和平均回應時間

建議在上線第一個月每週五進行 15 分鐘的 Pipeline Review，由 CRM Champion 帶領團隊檢視資料品質和流程瓶頸。

從單一市場擴展到跨境銷售

這套流程的設計不僅適用台灣市場。當你的業務拓展到東南亞或日本時，只需要：

• 新增對應的 Pipeline（如 "Japan Distribution"）
• 在 Workflow 中加入語言分支（用 Preferred Language 屬性做 If/then branch）
• 建立對應語言的郵件模板
• 設定團隊時區規則，確保郵件在收件人當地時間的上班時段發送（HubSpot Workflow 的 Send email action 支援 "Send in contact's timezone" 選項）

根據 Statista 2024 年報告，東南亞 B2B 電子商務市場規模預計在 2025 年達到 USD $25 billion，對台灣製造業和科技公司而言是不可忽視的成長市場。一套結構化的 CRM 流程，就是進入這些市場的基礎設施。

如果你的台灣 B2B 團隊正在評估 HubSpot Sales Hub 的導入或需要針對跨境銷售流程做客製化設定，Branch8 的台灣與香港團隊已協助超過 30 家亞太企業完成 HubSpot 實施。歡迎透過 branch8.com 聯繫我們，安排一次 30 分鐘的免費流程診斷。

Sources

• HubSpot State of Sales Report
• HubSpot CRM Properties API Documentation
• HubSpot Workflows User Guide
• HubSpot Breeze AI Product Updates
• DataReportal — Digital 2024: Taiwan
• Mailchimp Email Marketing Benchmarks
• Statista — B2B E-Commerce in Southeast Asia